【便利です】丸暗記すべきビジネス英語のメールで使えるポイント７選

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１，タイトルは本文の要約にすること

タイトルは内容の要約で、簡潔明瞭であることが基本です。タイトルを見ただけで内容が推測できるようにしましょう。

例：Re: Summary of Our Meeting with ABC （ABC業者とのミーティングのまとめについて）

２．シンプルな文章にすること

日本語を英語に直訳するのはNGなことです。なぜかと言うと、直訳すると文章の構文が複雑になり、受け取った人が混乱する要因になるからです。

３．ポジティブなメールを心がけること

下記はポジティブな言葉をまとめたものです。

helpful　助けになる

good question　いい質問

agreed　　同意して

together　いっしょに

useful　役立つ

I will do my best,　全力を尽くす

mutual, 　相互に

opportunity.機会

逆に、ネガティブな言葉は下記です。

busy,　忙しい

crisis, 危機

failure,　失敗

forget it,　忘れた

I can’t, 　できない

it’s impossible, 　不可能

waste, 　無駄な

hard.　キツイ

ことばは「人となり」を表すものです。賢明に慎重に言葉を選ぶようにしましょう。

４．大文字、句読点、スペリング、基本的な文法には注意をすること

ビジネスにおいて、あなたが書くメールの印象が大事なポイントになります。送信ボタンを押す前に、もう一度、読み返しましょう。

この手間を惜しむビジネスマンは多いですが、それが、命取りになることもあります。送信前にダブルチェックする意識を持つべきです。

５．直接的か間接的に書くべきか熟慮すること

以下は直接的な表現と間接的な表現の例です。比較して、考慮して書くようにしましょう。

直接的な表現：I need this in half an hour.

間接的な表現：Would it be possible to have this in half an hour?

これ、30分以内に必要です

直接的な表現：There will be a delay

間接的な表現：I’m afraid there may be a slight delay.

少々、遅れます。

直接的な表現：It’s a bad idea

間接的な表現：To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

その考えはマズイね。

依頼の仕方によって、相手の印象が違います。

６．受け取る相手を認識すること

メールを出す相手は同僚、顧客、それとも上司ですか？

最近ではほとんどのビジネスメールは敬語を使わず平常文で書きますが、フォーマルかインフォーマルという表現の違いはしっかりあります。比較してみましょう。

インフォーマル：Thanks for emailing me on 15th February

フォーマル：Thank you for your email dated 15th February

2月15日の連絡をありがとうございます。

インフォーマル：Sorry, I can’t make it.

フォーマル：I am afraid I will not be able to attend

すみませんが、出席できません。

インフォーマル：Can you…?

フォーマル：I was wondering if you could….?

～していただけますか？

７．メールのフィードバックをもらうこと

自分で書いたメールを英語がよくわかる人にフィードバックしてもらってください。そして、受信した英文メールを使って学習してください。うまく書かれた英文メールは、表現や単語を覚えてください。そのためのノートを作るのもおすすめです。

以上です。７つのポイントをしっかり覚えておきましょう。